Accord de sous-traitance RGPD

Version du 12 octobre 2026 — annexe aux CGU, CGV et CGA des services professionnels Handee.

1. Parties, objet et priorité

Le Client est le professionnel ou la personne morale identifié dans les conditions particulières ou la souscription. Il agit en qualité de responsable de traitement pour les données dont il détermine les finalités et moyens, ou comme sous-traitant autorisé de son propre donneur d'ordre lorsque ce rôle est documenté. Dans ce dernier cas, le Client garantit qu'il dispose des instructions et autorisations nécessaires à la sous-traitance confiée à Handee.

Handee SAS, 47 boulevard de Courcelles, chez Les Tricolores, 75008 Paris, SIREN 849 249 818, RCS Paris, agit comme sous-traitant pour ces données, dans la seule mesure des opérations réalisées pour le compte du Client. Contact données personnelles : privacy@handee.fr.

L'annexe encadre la fourniture du logiciel et de ses fonctions associées au titre de l'article 28 du RGPD. Elle prévaut sur une clause contradictoire du contrat pour les obligations de protection des données, sans diminuer les règles impératives, les droits des personnes, les pouvoirs de l'autorité ni les garanties valables d'un transfert. Elle n'est pas elle-même une clause contractuelle type de transfert international.

Les traitements dont Handee détermine les finalités propres — comptes Handee, sécurité commune, facturation, relation commerciale Handee, mesure d’audience des pages publiques et conformité propre — relèvent de sa politique de confidentialité et restent distincts. Une responsabilité conjointe effectivement constatée nécessite l'accord approprié ; la présente annexe ne la requalifie pas artificiellement en sous-traitance.

Pour les opérations conduites sous la carte professionnelle de Handee par un Conseiller du réseau Handee, Handee est responsable du traitement des données des prospects et clients. Le Conseiller les traite pour le compte de Handee, selon ses instructions et son contrat. L'annexe de sous-traitance ne s'applique pas à ces données. Elle s'applique aux Clients qui exercent sous leur propre carte ou habilitation.

2. Description des opérations autorisées

Objet : héberger, organiser et rendre utilisables les données déposées ou collectées sous la responsabilité du Client pour gérer ses équipes, sa clientèle et ses opérations immobilières au moyen des fonctions souscrites.

Durée : durée des services souscrits et des opérations nécessaires à la restitution, suppression et traitement des copies résiduelles prévues ci-dessous. L'annexe continue de produire effet aussi longtemps que Handee ou ses sous-traitants conservent des données pour le compte du Client.

Nature des opérations : collecte et réception autorisées, import, enregistrement, hébergement, structuration, consultation habilitée, recherche, calcul et comparaison, correction et mise à jour, partage avec destinataire autorisé, communication et notification, export, archivage justifié, restriction, dissociation, suppression et vérification. Analyse, assistance par IA, transcription, profilage, synchronisation et automatisation ne font partie des instructions que pour les fonctions licitement activées selon cette annexe.

Finalités : gestion CRM et portefeuille, traitement du projet, rendez-vous et dossiers, simulation demandée, sélection de biens, présentation, option et réservation, contrats et justificatifs, signature, gestion de biens et baux lorsqu'utilisée, communication et support du service, conformité du dossier et droits des personnes, dans le périmètre réellement souscrit.

Personnes concernées : collaborateurs et invités du Client ; prospects et clients ; participants au projet et coacquéreurs/coemprunteurs ; vendeurs, propriétaires et locataires ; partenaires, signataires et intervenants du dossier. Les données d'un enfant sont limitées au besoin licite et ne sont pas collectées comme celles d'un utilisateur autonome du CRM.

Types de données :

• identité et coordonnées, organisation, rôle et rattachement ;
• besoins, critères immobiliers, projet, biens, favoris et comparaisons, événements de projet autorisés ;
• revenus, apport, patrimoine, crédits, charges, emploi, situation familiale et fiscale nécessaires ;
• messages, notes, rendez-vous, invités et événements d'agenda ;
• contrats, mandats, options, réservations, pièces d'identité et justificatifs nécessaires ;
• références de paiement et transaction utiles, documents de signature et vérification ;
• propriété, quote-part, bail, locataire, loyer, charges et dépôt selon la fonction ;
• contenus de demande IA, extraits, résultats, mémoire, confirmations, voix et transcriptions licitement collectées ;
• données techniques utiles, événements de suivi autorisés, preuve d'instruction et de traitement des droits.

Les données relevant des articles 9 ou 10 du RGPD sont exclues des instructions ordinaires. Un besoin exceptionnel doit être expressément documenté avec la finalité, le fondement particulier, les mesures renforcées et les autorisations avant transmission. La présence accidentelle dans un document impose une réduction ou un traitement limité adapté ; elle ne crée pas une autorisation générale de réutilisation.

3. Instructions documentées

Le contrat, ses annexes, les paramètres licitement activés par un administrateur habilité et les commandes autorisées dans les fonctions constituent les instructions documentées ordinaires. Une instruction hors de ce périmètre requiert un écrit précisant les opérations et conditions.

Handee ne traite les données que selon ces instructions, y compris pour les transferts vers un pays tiers, sauf obligation de droit de l'Union ou d'un État membre applicable. Dans ce cas, elle informe le Client avant le traitement, sauf interdiction légale justifiée.

Si une instruction lui paraît contraire aux règles de protection des données, Handee le signale immédiatement au Client. Les parties examinent une solution licite ; l'opération litigieuse peut être suspendue dans la mesure nécessaire. Une instruction clairement illicite ne doit pas être exécutée au seul motif qu'un utilisateur l'a confirmée.

Handee ne vend pas les dossiers sous instruction, ne les exploite pas pour sa prospection autonome et ne les utilise pas pour une finalité d'entraînement ou d'adaptation autonome de modèle sans un cadre juridique distinct valable. Les informations véritablement anonymisées peuvent être utilisées uniquement lorsque l'anonymisation, la finalité et les droits du Client sont compatibles avec le contrat ; une simple pseudonymisation ne suffit pas.

4. Obligations du Client

Le Client justifie ses finalités, bases légales, données nécessaires, destinataires et durées. Il informe les personnes, recueille les consentements nécessaires, établit l'origine licite des imports et dispose des autorisations relatives aux tiers de ses dossiers. L'utilisation du SaaS et l'acceptation des conditions par le Client ne remplacent pas ces obligations.

Il attribue les permissions selon les missions, protège les terminaux et connecteurs, retire les accès des départs, communique des instructions compréhensibles et identifie les restrictions ou obligations particulières. Il coopère aux droits et incidents, décide des notifications dont il est responsable et évalue le besoin d'une analyse d'impact.

Ces obligations ne dispensent pas Handee de ses propres obligations légales et contractuelles, ni ne transfèrent automatiquement au Client les conséquences d'une faute de Handee.

5. Personnes habilitées et confidentialité

Handee limite l'accès aux personnes qui en ont besoin pour fournir, maintenir, sécuriser et assister le service. Elle veille à ce qu'elles soient soumises à un engagement approprié de confidentialité ou à une obligation légale équivalente, reçoivent les instructions utiles et soient sensibilisées aux risques.

Les accès privilégiés au contenu d'un dossier doivent être justifiés, limités et traçables. Un accès pour résoudre un incident ne permet pas une réutilisation commerciale. Les équipes de support n'exigent pas un dossier complet lorsque des éléments minimisés ou une reproduction sans données personnelles suffisent.

L'obligation de confidentialité survit à la fin du contrat et s'étend aux copies, exports, journaux et accès externes.

6. Sécurité et mesures techniques et organisationnelles

Handee met en œuvre des mesures appropriées à la nature, au volume, au contexte et aux risques, et les réexamine. Le dossier de sécurité remis au Client doit préciser les mesures effectivement appliquées ; aucune certification non obtenue ni sécurité absolue n'est présumée.

Les engagements de référence couvrent :

Une évolution peut améliorer ou adapter ces mesures sans diminution injustifiée de la protection. Une modification substantielle susceptible d'affecter le risque est communiquée au Client selon son impact et les obligations applicables.

7. Sous-traitants ultérieurs

En acceptant les conditions des services professionnels, le Client autorise les sous-traitants ultérieurs énumérés à l’annexe A, chacun pour la fonction et le périmètre indiqués. Un sous-traitant lié à une fonction facultative n’intervient que lorsque cette fonction est activée. Une marque citée comme connecteur au choix du Client ne vaut pas autorisation d’un destinataire que le Client n’a pas lui-même connecté.

Le Client accorde une autorisation générale de recourir à d’autres sous-traitants ultérieurs présentant les garanties requises. Handee l’informe au moins trente jours à l’avance de tout ajout ou remplacement, par courriel à l’administrateur de l’organisation et par la mise à jour de la présente annexe, en précisant la mission, les données concernées, les lieux de traitement et les garanties de transfert. Le Client peut formuler une objection motivée, fondée sur la protection des données, dans les quinze jours de l’information, à l’adresse privacy@handee.fr. Une urgence justifiée de sécurité ou de continuité donne lieu à une information dès que possible et à une possibilité réelle d’examiner la solution.

Les parties cherchent une alternative raisonnable : restriction du flux, fournisseur ou configuration de remplacement, désactivation de la fonction optionnelle. En l'absence de solution licite pour les données du Client, le flux contesté n'est pas activé ; le Client peut mettre fin au service concerné selon les conditions convenues, avec restitution des données utiles. L'absence de solution ne doit pas conduire à un transfert non garanti.

Handee impose au sous-traitant ultérieur les obligations de protection équivalentes nécessaires au traitement, vérifie ses garanties et reste responsable envers le Client de l'exécution de ces obligations. Elle tient à jour l'information utile sur la chaîne de sous-traitance.

Le service externe contracté directement par le Client relève de ce contrat lorsque ce tiers n'intervient pas comme sous-traitant de Handee. Handee conserve néanmoins ses obligations pour la connexion, le contexte transmis et l'action qu'elle réalise. Les rôles des tiers tels que Stripe ou Yousign sont précisés par opération, sans présumer qu'ils sont toujours sous-traitants ou toujours responsables distincts.

8. Lieux et transferts internationaux

OVHcloud et Scaleway sont les hébergeurs déclarés par Handee. Les régions effectivement utilisées, accès de support et sauvegardes sont précisés dans l'annexe A. Un hébergement européen principal ne constitue pas une garantie de localisation européenne de toute la chaîne.

Handee ne réalise un transfert de données sous instruction hors de l'EEE que sur instruction autorisée et avec le mécanisme requis, documenté et pertinent au destinataire réel : décision d'adéquation applicable, ou garanties appropriées et examen du transfert, notamment clauses contractuelles types, analyse des risques et mesures complémentaires lorsque nécessaires. La validité d'une certification ou décision et son périmètre sont vérifiés avant de s'y fonder.

Handee communique au Client les pays, destinataires et garanties nécessaires à son contrôle, sous réserve de l'occultation des secrets et informations de sécurité sans empêcher une vérification utile. Une demande d'autorité étrangère est examinée juridiquement, limitée et contestée lorsque justifié ; le Client est informé dans la mesure permise.

Les clauses types légalement requises sont conclues entre les acteurs concernés avec le module approprié et leurs annexes exactes. Le présent contrat ou un consentement général d'utilisateur n'en tient pas lieu.

9. IA, voix, profilage et connecteurs sous instruction

Une fonction IA est activée seulement après vérification des instructions de l'organisation, de l'information des personnes, de la base légale, des habilitations et des autorisations de prestataires. L'accord individuel versionné demandé à l'utilisateur professionnel est distinct de l'autorisation de sous-traitance du Client et ne constitue pas le consentement de toutes les personnes du dossier.

L’assistant de l’espace professionnel fait appel à des fournisseurs d’IA : Handee choisit le fournisseur selon la demande parmi OpenAI, Anthropic et Mistral AI ; à la date de cette version, l’assistant, la voix, la recherche sur le web et l’analyse des documents utilisent OpenAI. L’accord de l’utilisateur est recueilli une seule fois pour ces trois fournisseurs et ne peut pas être limité à l’un d’eux. Le retrait de cet accord bloque les nouveaux appels. L’accès à l’assistant dépend de la formule souscrite, selon les CGA et l’annexe tarifaire ; la formule Pionnier ne le comprend pas. Une clé API appartenant au Client ne supprime aucune de ces exigences. Un futur traitement sur des serveurs de Handee sera décrit lorsqu’il sera réellement déployé.

Le Client doit être informé que la voix brute est traitée par le fournisseur audio et ne bénéficie pas d’un masquage préalable textuel. Dans l’assistant web, la commande vocale de sélection d’un contact utilise la reconnaissance vocale du navigateur de l’utilisateur, dont l’éditeur peut traiter l’audio. Le Client justifie la capture et les transcriptions de tiers. Les extraits de documents, mémoire, notes de réunion et résultats doivent rester limités au besoin et accessibles selon les droits du dossier.

Le profilage d'intention, l'historique nominatif et le suivi de liens sont soumis aux instructions spécifiques, à la transparence et aux droits de limitation/opposition. Ils servent au suivi humain autorisé. Une utilisation pour une décision exclusivement automatisée à effet juridique ou significatif nécessite une qualification et les garanties appropriées avant activation. Une donnée dérivée ou un score restent des données personnelles.

Les connecteurs et workflows sont limités aux comptes, permissions, objets et actions autorisés. Les actions externes et résultats incertains sont tracés de manière proportionnée ; une opération non confirmée ou d'état inconnu ne doit pas être automatiquement répétée au risque de recréer une communication ou une transmission.

10. Assistance pour les droits

Handee aide le Client, par des moyens appropriés, à répondre aux demandes d'accès, copie, rectification, effacement, limitation, opposition, portabilité, retrait du consentement et garanties liées aux décisions automatisées, en tenant compte du traitement et des informations disponibles.

Une demande reçue directement par Handee visant les données sous instruction est transmise au Client sans retard injustifié ; Handee ne décide pas à sa place, sauf instruction valable ou obligation légale. Les parties définissent un canal opérationnel, les interlocuteurs, l'identification proportionnée de la personne et les délais permettant au responsable de respecter son délai légal.

Le traitement couvre les sources et copies pertinentes, notamment contacts, historique, notes, documents et stockage, mémoire, score, événements, caches et destinataires externes. La suppression d'un utilisateur professionnel ne doit pas effacer les données d'autres personnes : les relations sont dissociées ou transférées lorsqu'il y a lieu. Les droits d'un client ne sont pas réduits au seul profil IAM.

Handee fournit un résultat vérifiable : opérations effectuées, données dissociées ou conservées, fondement communiqué par le Client, copies externes et vérifications restantes. Un statut de succès d'un module n'est pas une preuve d'effacement de toute la plateforme. Les moyens manuels nécessaires complètent les outils automatisés tant que ceux-ci ne couvrent pas le périmètre.

11. Violations de données

Handee informe le Client sans retard injustifié après avoir pris connaissance d'une violation affectant les données sous instruction, sans attendre que tous les éléments soient établis. L'alerte est adressée au contact habilité et complétée progressivement.

Dans la mesure disponible, elle décrit la nature de l'incident, catégories et ordre de grandeur des personnes et enregistrements, conséquences probables, mesures de protection et remédiation, contact et éléments nécessaires aux notifications. Elle conserve une documentation proportionnée et coopère à l'investigation en protégeant les secrets et données d'autres clients.

Le Client décide des notifications à l'autorité et aux personnes pour ses traitements ; Handee l'assiste, notamment pour le délai légal applicable au responsable. Le délai de soixante-douze heures ne constitue pas une permission pour le sous-traitant d'attendre ce délai avant d'alerter. Les obligations directes de Handee pour ses traitements propres restent applicables.

12. Analyses d'impact, autorité et accountability

Handee aide le Client à apprécier les risques et à réaliser l'analyse d'impact nécessaire, en fournissant les informations sur les traitements, mesures, limites et fournisseurs sous instruction dont elle dispose. Elle contribue, lorsqu'elle est requise, à la consultation préalable de l'autorité et coopère avec celle-ci dans son périmètre.

Les parties ne présument pas qu'une fonction est sans risque parce qu'elle est optionnelle ou ne produit qu'un score indicatif. Croisement de navigation et finance, gestion de documents, transcriptions et accès étendus à des connecteurs peuvent nécessiter des garanties et une analyse renforcées.

Handee tient la documentation et le registre requis pour les traitements qu'elle réalise, et fournit les éléments nécessaires pour démontrer le respect de cette annexe.

13. Information, audit et contrôle

Handee met à disposition les informations pertinentes et permet les audits, y compris inspections, effectués par le Client ou un auditeur mandaté indépendant, compétent et soumis à confidentialité. Les modalités sont proportionnées : revue documentaire d'abord lorsque suffisante, préavis raisonnable, accès limité au périmètre utile et protection des autres clients, secrets et disponibilité.

Une périodicité raisonnable et une coordination des audits peuvent être convenues, sans empêcher un audit nécessaire après incident, risque important, demande d'autorité ou insuffisance des informations. Les pouvoirs de l'autorité et l'obligation de démontrer la conformité ne sont pas soumis à une interdiction contractuelle ou à des frais dissuasifs.

Les parties organisent le coût d'une assistance exceptionnelle réellement distincte du service ordinaire par un accord préalable transparent. La coopération obligatoire, la correction d'un manquement imputable à Handee et les informations nécessaires ne peuvent être refusées faute d'accord sur un coût supplémentaire.

Les constats donnent lieu à un plan correctif proportionné, avec responsabilités et calendrier selon le risque. Les informations d'audit ne sont utilisées que pour la conformité et les droits contractuels pertinents.

14. Conservation, restitution et suppression

Le Client communique ses durées et événements de fin de besoin par catégorie. Handee les met en œuvre dans le périmètre disponible et signale une instruction impossible ou un écart nécessitant une solution. L'expiration d'un cache, une suppression logique ou une durée de fraîcheur de score ne remplacent pas une politique de conservation.

À la fin du service, le Client choisit la restitution ou la suppression des données sous instruction, sous réserve des seules conservations légalement obligatoires. Le calendrier contractuel prévoit une disponibilité d'export pendant trente jours après la fin du service, dans les formats raisonnablement utilisables prévus au contrat. Les droits des personnes, les droits légaux de changement de fournisseur et les délais impératifs ne sont pas réduits par cette fenêtre.

Après restitution ou instruction de suppression, Handee supprime les copies actives et obtient le traitement approprié chez ses sous-traitants, avec preuve du résultat ou indication d'un reliquat justifié. L'absence d'instruction à l'issue du délai donne lieu au calendrier de clôture annoncé au Client ; elle n'autorise pas la réutilisation commerciale ni une conservation illimitée.

Une archive imposée par la loi est limitée aux données concernées, au délai nécessaire et à un accès restreint ; Handee en précise la raison et la durée dans la mesure permise. Ses propres factures et preuves contractuelles sont gérées comme responsable distinct, sans conserver à cette fin la totalité des dossiers SaaS.

Les sauvegardes résiduelles restent isolées jusqu'à leur rotation documentée, ne servent pas à un usage courant et suivent une procédure empêchant la réactivation des données supprimées ou limitées après restauration. Les conditions particulières précisent avant signature le cycle de rotation des sauvegardes et le délai maximal de disparition des copies résiduelles.

Les connecteurs, liens, clés et permissions sont révoqués ou retirés selon leur rôle. Les opérations déjà exécutées chez un responsable distinct font l'objet d'une information et d'une coopération, sans prétendre qu'une suppression locale les a annulées.

15. Responsabilité et fin de l'annexe

Chaque partie répond de ses obligations et de ses actes dans les conditions légales et contractuelles valables. Aucune clause ne peut priver une personne de son recours légal, exclure la responsabilité impérative, restreindre les pouvoirs de l'autorité ou transférer fictivement les responsabilités d'un traitement.

La responsabilité financière entre Handee et le Client pour les manquements à la confidentialité ou à la protection des données relève du plafond distinct de l’article 15 des CGV, dans la mesure où cette limitation est valable. Ce plafond ne réduit pas les obligations matérielles de confidentialité, sécurité, assistance et suppression de cette annexe. Il n’est pas opposable aux personnes concernées ni aux autorités et ne diminue pas les garanties impératives d’un transfert.

Les obligations qui doivent survivre, notamment confidentialité, traitement des copies résiduelles, preuve, coopération et suppression, subsistent après la fin du service.

Annexe A Destinataires pays et garanties

Le tableau ci-dessous est la liste des sous-traitants ultérieurs autorisés au titre de l’article 7. Toute modification suit la procédure d’information préalable de trente jours et d’objection prévue à cet article.

Les pays indiqués désignent les établissements et les lieux de traitement ou d’accès international pertinents. Un établissement européen n’exclut pas un accès depuis un pays tiers. Les destinataires facultatifs n’interviennent que lorsque leur fonction est activée. Aucun outil de mesure d’audience, de relecture de session ou de publicité d’un partenaire n’est chargé sur les pages du CRM qui affichent les dossiers du Client ; ceux des pages publiques de pro.handee.fr et des pages de souscription et de gestion de l’abonnement sont des traitements propres de Handee, décrits dans la politique de cookies et la politique de confidentialité.

Les CCT sont les clauses adoptées par la Commission européenne. Une décision d’adéquation, y compris le cadre UE–États-Unis, s’applique seulement au pays, à l’entité et au traitement effectivement couverts ; le seul nom d’une marque ne suffit pas. Le consentement à une fonction ne remplace pas ces garanties. Vous pouvez obtenir les informations pertinentes et une copie des garanties, après occultation limitée des secrets et données de tiers, à privacy@handee.fr.

Les documents des prestataires complètent ce tableau : OpenAI, Anthropic, Mistral AI, Google Maps Platform, IONOS.